Critérios de Atualização e Validação

Curso de Administração — UTFPR Campus Curitiba

Esta página define os critérios utilizados para revisar, validar, atualizar e manter as informações registradas na Wiki de Processos da Coordenação.

O objetivo é garantir que o conteúdo permaneça rastreável, atualizável e compatível com as normas institucionais e com o funcionamento operacional vigente.

Os critérios de atualização e validação têm como finalidade assegurar que as informações registradas nesta Wiki:

• possuam origem identificável;
• possam ser verificadas;
• tenham seu status de validação explícito;
• sejam atualizadas quando normas ou procedimentos forem alterados;
• distingam norma institucional de prática operacional;
• não permaneçam publicadas como orientação vigente quando houver indícios de desatualização;
• permitam identificar quem realizou a sistematização e quando ocorreu a última revisão.

A validação das informações poderá ocorrer em diferentes dimensões.

Verifica se a informação possui fundamento institucional aplicável.

Pode envolver:

• resolução;
• regulamento;
• instrução normativa;
• deliberação;
• ato institucional;
• artigo específico;
• documento oficial equivalente.

A validação normativa deverá considerar, sempre que possível:

• número;
• data;
• órgão emissor;
• vigência;
• alterações;
• retificações;
• revogações;
• artigo aplicável.

Verifica se o procedimento descrito corresponde ao fluxo atualmente utilizado.

Pode exigir confirmação sobre:

• setor responsável;
• sistema utilizado;
• canal de atendimento;
• documentos exigidos;
• ordem das etapas;
• quem analisa;
• quem decide;
• quem executa;
• quem registra;
• quem comunica o resultado.

A validação operacional poderá envolver a Coordenação e, quando necessário, outros setores participantes do processo.

Verifica se a informação está corretamente organizada dentro da arquitetura da Wiki.

Deverão ser observados:

• localização da página;
• categoria do processo;
• nomenclatura;
• links relacionados;
• duplicidade de conteúdo;
• utilização do modelo padronizado;
• identificação das fontes;
• identificação das pendências.

A Wiki utilizará estados padronizados para indicar a maturidade das informações.

Uma informação somente deverá receber o status VALIDADO quando houver evidência suficiente para sustentar a orientação registrada.

Sempre que aplicável, deverão estar identificados:

1. processo;
2. responsável pela demanda;
3. setor ou ator que analisa;
4. responsável pela decisão;
5. responsável pela execução;
6. responsável pelo registro;
7. sistema ou canal utilizado;
8. documentos necessários;
9. prazo ou referência ao cronograma atual;
10. exceções conhecidas;
11. fonte institucional;
12. fundamento normativo;
13. validação operacional;
14. data da última verificação.

Nem todos os processos exigirão necessariamente todos esses elementos.

Entretanto, campos ausentes relevantes deverão ser tratados explicitamente como pendência.

Uma página deverá ser revisada sempre que houver indícios de mudança em algum dos seguintes elementos:

• norma aplicável;
• órgão responsável;
• estrutura administrativa;
• sistema utilizado;
• formulário;
• prazo;
• fluxo;
• competência;
• documentação exigida;
• canal institucional;
• nomenclatura de setor;
• calendário ou cronograma;
• procedimento excepcional.

Uma atualização poderá ser iniciada a partir de diferentes eventos.

Quando for identificado novo ato institucional relacionado a um processo, deverá ser verificado:

• se altera norma anterior;
• se revoga integral ou parcialmente outra regra;
• quais processos da Wiki são afetados;
• quais páginas precisam ser revisadas.

Mudanças informadas pela Coordenação ou por setores institucionais deverão provocar revisão das páginas relacionadas.

Exemplos:

• mudança de formulário;
• transferência de competência;
• alteração de sistema;
• novo canal de solicitação;
• mudança no fluxo administrativo;
• mudança na nomenclatura do setor.

Quando uma fonte nova divergir do conteúdo publicado, a informação afetada deverá ser marcada como:

EM REVISÃO

ou

PENDENTE DE VALIDAÇÃO

até a divergência ser resolvida.

Erros objetivos poderão ser corrigidos imediatamente quando houver fonte suficiente para demonstrar a correção.

A alteração deverá ser registrada no histórico de edição.

Quando determinada dúvida aparecer repetidamente, deverá ser avaliada a necessidade de:

• complementar o processo correspondente;
• criar pergunta frequente;
• documentar exceção;
• criar nova página.

Além das atualizações provocadas por eventos específicos, deverá existir revisão periódica do conteúdo.

A periodicidade definitiva ainda será definida conforme a utilização do protótipo.

Como princípio de governança, deverão receber atenção especial:

• páginas vinculadas a matrícula;
• processos sujeitos a calendário acadêmico;
• processos relacionados a regulamentos alterados recentemente;
• fluxos que dependem de sistemas;
• páginas com grande quantidade de pendências;
• procedimentos com histórico de mudanças frequentes.

Informações sujeitas a alteração frequente não deverão ser registradas como se fossem regras permanentes.

Exemplos:

• datas;
• horários;
• cronogramas;
• períodos de matrícula;
• prazos semestrais;
• editais;
• links temporários;
• turmas;
• vagas;
• calendários.

Nesses casos, a Wiki deverá preferencialmente indicar:

• onde a informação atual pode ser consultada;
• qual setor publica;
• qual documento deve ser verificado;
• quando ocorreu a última conferência.

Cada página deverá indicar, sempre que relevante:

Última atualização

e, quando necessário:

Última validação

As duas datas podem ser diferentes.

Exemplo:

Uma página pode ter recebido correção de texto hoje, mas seu fluxo operacional ter sido validado com a Coordenação em data anterior.

Por isso, recomenda-se distinguir:

• última edição;
• última validação normativa;
• última validação operacional.

Durante a fase de protótipo, a sistematização e organização das informações serão realizadas pelo pesquisador responsável pelo projeto.

A validação poderá envolver:

• Coordenação do Curso;
• Prof. Francisco Rodrigues Lima Junior;
• setores administrativos competentes;
• responsáveis pelos processos;
• documentos e atos institucionais.

Alterações relevantes deverão possuir resumo de edição claro.

Exemplos:

• Criação da página v0.1
• Atualização do fluxo de matrícula
• Inclusão de fundamento normativo
• Validação operacional com a Coordenação
• Atualização da nomenclatura do setor
• Correção de competência
• Inclusão de nova resolução
• Revisão após alteração normativa
• Inclusão de pendência de validação

Evitar resumos genéricos como:

• alteração;
• ajuste;
• atualização;
• correção.

O resumo deverá permitir compreender rapidamente o que mudou.

A versão indicada nas páginas representa o estágio de desenvolvimento do conteúdo.

Durante o protótipo poderão ser utilizadas versões como:

• 0.1 — estrutura inicial;
• 0.2 — primeira revisão relevante;
• 0.3 — nova rodada de validação;
• 0.x — desenvolvimento progressivo.

A definição de uma política formal de versionamento poderá ocorrer posteriormente.

O histórico nativo do DokuWiki deverá permanecer como registro das alterações realizadas.

Quando for identificado erro que possa provocar orientação acadêmica incorreta, deverá ser priorizada a correção.

Enquanto a correção não estiver concluída, poderão ser utilizadas indicações como:

Quando uma página deixar de representar o procedimento atual, ela não deverá permanecer aparentemente válida.

Poderão ser utilizadas estratégias como:

• atualizar imediatamente;
• marcar como DESATUALIZADA;
• substituir por nova página;
• redirecionar para procedimento atualizado;
• preservar versão anterior apenas quando houver valor histórico ou documental.

A informação antiga não deverá aparecer como orientação operacional vigente.

Links deverão ser revisados periodicamente, especialmente quando direcionarem para:

• páginas institucionais;
• documentos oficiais;
• formulários;
• sistemas;
• editais;
• regulamentos.

Quando possível, deverá ser priorizado o endereço institucional oficial.

Links quebrados deverão ser corrigidos ou substituídos.

O projeto poderá manter cópias de documentos utilizados durante a pesquisa.

Entretanto:

• arquivo armazenado não comprova vigência;
• documento antigo não deve substituir fonte atual;
• cópia local deve ser rastreável até a origem;
• sempre que possível deverá existir referência à fonte oficial.

A função do arquivo é apoiar a rastreabilidade e a pesquisa, não criar autoridade normativa própria.

O fluxo recomendado para atualização é:

1. identificar a necessidade de alteração;
2. localizar as fontes correspondentes;
3. verificar se existe alteração normativa;
4. revisar o fluxo operacional;
5. identificar páginas relacionadas;
6. editar o conteúdo;
7. marcar pendências;
8. atualizar data e status;
9. registrar resumo da edição;
10. validar a alteração quando necessário.

Antes de alterar o status de uma página para VALIDADO, verificar:

• O objetivo do processo está claro?
• Está claro quem inicia a demanda?
• Está claro o papel do estudante?
• Está claro o papel da Coordenação?
• Outros setores estão identificados?
• Está claro quem decide?
• Está claro quem executa?
• Está claro quem registra?
• Os documentos necessários estão indicados?
• O sistema ou canal está identificado?
• Os prazos estão corretamente tratados?
• As exceções conhecidas estão registradas?
• A fonte normativa foi localizada?
• Os artigos relevantes foram identificados quando aplicável?
• A vigência foi verificada?
• Alterações e revogações foram verificadas?
• O fluxo operacional foi confirmado?
• A data da última validação foi registrada?

Uma pendência não deve ser eliminada apenas para tornar a página aparentemente completa.

Deverá permanecer como PENDENTE DE VALIDAÇÃO sempre que houver dúvida sobre:

• competência;
• responsabilidade;
• setor;
• vigência normativa;
• artigo aplicável;
• fluxo;
• sistema;
• prazo;
• exceção;
• decisão;
• forma de registro.

As reuniões de validação poderão utilizar as próprias páginas da Wiki como roteiro.

Para cada processo deverão ser observados:

1. pontos marcados como pendentes;
2. divisão de responsabilidades;
3. funcionamento do sistema;
4. encaminhamentos;
5. exceções;
6. dúvidas recorrentes;
7. eventuais mudanças recentes.

Após a reunião, deverão ser registradas:

• informações confirmadas;
• informações corrigidas;
• novas pendências;
• fontes indicadas;
• decisões de estrutura da Wiki.

A Wiki não depende da validação simultânea de todos os processos.

O desenvolvimento poderá ocorrer progressivamente.

Um processo pode estar:

VALIDADO

enquanto outro permanece:

EM MAPEAMENTO

ou

PENDENTE DE VALIDAÇÃO.

Essa diferença deverá permanecer visível para o usuário.

A qualidade do conteúdo será baseada em cinco princípios:

1. Rastreabilidade — saber de onde veio a informação.
2. Atualidade — identificar se a informação permanece aplicável.
3. Responsabilidade — distinguir os atores e suas funções.
4. Transparência — mostrar dúvidas e pendências.
5. Manutenibilidade — permitir atualização sem reconstruir toda a base.

Em etapas futuras poderão ser utilizados indicadores como:

• percentual de processos com fonte normativa;
• percentual de processos validados operacionalmente;
• número de pendências abertas;
• número de normas com vigência verificada;
• páginas sem atualização há determinado período;
• quantidade de links quebrados;
• processos com maior volume de dúvidas recorrentes;
• processos com maior número de setores envolvidos.

Esses indicadores poderão apoiar a gestão futura da base de conhecimento.

• Base Normativa e Governança da Wiki
• Papel da Coordenação e Limites de Atuação
• Mapa de Setores e Interfaces
• Dúvidas Recorrentes
• Matrícula e Ajuste de Matrícula
• Convalidação, Equivalência e Aproveitamento de Estudos
• Atividades Complementares

Projeto de Iniciação Científica

Curso de Administração — UTFPR Campus Curitiba

Pesquisador: Diogo Souza de Oliveira

Orientação: Prof. Francisco Rodrigues Lima Junior

Versão: 0.1

Última atualização: 23/09/2026

Validação operacional do modelo: PENDENTE